Privatlivspolitik for Allingåbro Gymnastikforening
Senest opdateret: Maj 2018
Allingåbro Gymnastik Forenings dataansvar
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger ti bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Allingåbro Gymnastik Forening er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
Kontaktperson: Tove Schmidt
Adresse: Ådalen 19
Telefonnr. 2462 2558
Mail: allingaabrogymnastik@email.dk
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende oplysninger:
1. medlemsoplysninger:
- almindelige personoplysninger:
 registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato og evt. emailadresse
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
 Oplysning af helbredsproblemer – hvis der er sådanne i forhold til den udøvende gymnastik
2. Oplysninger om ulønnede trænere/instruktører:
- almindelige personoplysninger:
 registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og evt. emailadresse
 Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
 Cpr-nr
 Oplysninger om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest
3. Bestyrelsesmedlemmer:
- almindelige personoplysninger:
 registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, telefonnummer, fødselsdato og evt. emailadresse
 Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til foreningen og bankkontonummer
- Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:
 Cpr-nr
 Oplysninger om strafbare forhold
Her indhenter vi oplysninger fra:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der dog være andre kilder:
- Offentlige myndigheder, fx nødvendige ved børneattester
- Idrættens hovedorganisationer, fx oplysninger om klubskifte, karantæne og kursusdeltagelse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger:
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
- Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger
- Behandling af lovkrav
- Behandling med samtykke
Formålene:
1. formål med behandling af medlemsoplysninger:
- foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
- som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og
opfølgning
- Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
- Levering af varer og ydelser du har bestilt
- Administration af din relation til os
2. formål med behandling af oplysninger på ulønnede trænere/instruktører:
- Håndtering af trænere/instruktørers hverv og pligter i foreningen
- Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
- Opfyldelse af lovkrav
- Udbetaling af godtgørelser og lignende
- Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling
udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser om:
- Udøvelse af gymnastikaktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, kontaktlister mv.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til
generalforsamling
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent mv.
- Afholdelse af sociale arrangementer, sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
- Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
- Videregivelse af dine almindelige personoplysninger til specialforbund i DIF, til DGI samt til DGI’s
landsdelskontorer, i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med gymnastikaktivitet
- Da foreningen er medlem af idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om
trænere/instruktører til disse, for at trænere/instruktører kan modtage information om aktivitets- og
kursustilbud fra disse idrætsorganisationer
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige personoplysninger også i en periode
efter din udmeldelse af foreningen
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om
forældrene
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi
indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt at behandle dine personoplysninger til
de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække dit samtykke
tilbage ved at give os besked om det.
Når vi indhenter personoplysninger om børn og unge, foretager vi en vurdering af, om barnet selv er i stand til at
afgive de pågældende personoplysninger. Hvis ikke, indhenter vi samtykke fra en forældre. Vores udgangspunkt er
15 år.
Videregivelse af dine personoplysninger
Der sker videregivelse af oplysninger om ulønnede trænere/instruktører i relevant omfang til idrætsorganisationer,
som foreningen er medlem af.
Vi videregiver ikke oplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som
medlem af foreningen eller som ulønnet træner/instruktør:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende
kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år
efter din udmeldelse af foreningen
Ulønnet træner/instruktør:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende
kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år
efter ophør af dit virke i foreningen
Bestyrelsesmedlem:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende
kriterier:
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år
efter ophør af dit virke i foreningen
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
-
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os.
Vores kontaktoplysninger finder du på forreste side af denne privatlivspolitikskrivelse.
Hvis du fx henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om
betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsesmyndighed, fx Datatilsynet.
Revidering af privatlivspolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen
øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores
Facebookside: Allingåbro Gymnastik. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
Udarbejdet af bestyrelsen Allingåbro Gymnastik Forening 2018
Allingåbro Gymnastik Forening | | | Mail: allingaabrogymnastik@email.dk